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院长办公室职责、工作制度、安全管理制度

发布时间:2015-09-09 00:00本文来源: 院长办公室

一、院长办公室职责

       院长办公室是全院综合办事与协调的行政机构,是行政工作的枢纽,其主要职能是参与政务、管理事务、行政督办和搞好服务、对外联络,起着承上启下、联系左右、沟通内外的作用。是医院的主要窗口部门之一。下设:文印室、电话室、档案室、收发室四个班组。

       (一)贯彻执行上级如国家卫生部、省委、省政府、省卫生厅等的指示和决定,负责布置、督办、检查执行情况并催办落实。

       (二)深入科室,开展调查研究,搜集有关医院管理和医疗工作的信息,及时向院领导反映情况,协同处、科室向领导提出医院发展规划的建议,主动做好院领导的参谋助手。

       (三)会议管理。参加院长办公会并编发会议纪要;根据院长办公会议的决定,发出决定通知书;督办、协调院长办公会决策事项,特别是一些需要多科协作完成的事项。负责其他全院性行政会议管理,做好会议记录,编发会议纪要。

       (四)公文处理。负责全院公文的登记、批办、转送、催办、归档和保密工作;负责起草全院综合性的行政工作计划、总结、报告、决定等;协助院长组织有关部门制订医院发展规划、各项规章制度。负责审核、印发以省医科院•省医院名义发出的行政公文。负责收集信息,编发相关简报。完成上级有关部门《年鉴》的组稿工作。编发医院《大事记》等。

       (五)综合协调。按院领导要求协调全院重大活动、牵头办理院领导指定的重要事项。负责院领导办公区办公用品、设施、设备的配备与管理。协助处理川港康复中心建设项目与培训项目相关事务。

       (六)绩效管理工作。按卫生厅要求下达绩效管理任务,牵头接受卫生厅考核。

       (七)负责院务公开中向社会患者公开部分的牵头工作。

       (八)来信来访。牵头负责院内职工信访接待,负责院长信箱事务管理。对来信来访中提出的重要问题和建议及时向院领导报告,负责或督促相关部门对来信来访者提出的问题做出答复。

       (九)院总值班管理。院总值班负责处理非办公时间的医务、行政和临时事务。

       (十)印章管理。负责医院印章、院长印章及各部门印章的刻制、发放、管理工作;开具对外行政介绍信及证明。

       (十一)通信管理。负责全院公务信件的投递。公务信箱设在办公楼一楼。

       (十二)文印管理。主要是全院公文印发,部门、科室资料的复印等工作。文印室设在行政楼九楼。

       (十三)档案管理。贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策和规定,负责全院综合类档案的收集、整理、归档、保管工作。负责对全院兼职档案工作人员的业务培训。档案室设在行政楼九楼。

       (十四)通讯管理。负责全院电话的配置、维护、号码查询等工作。院电话总机班设在行政楼九楼。

       (十五)报刊、杂志收发管理。负责全院报刊、杂志的收订和发放工作。收发室设在医院大门右侧。

       (十六)依法执业。负责医院《法人证书》、《机构代码证》、《医疗执业许可证》等重要证件的送审、年检、校验等工作。

       (十七)负责“三无”人员相关联系及处理工作。

       (十八)其它工作。负责全院与上级机关、兄弟单位的工作联系、接待工作;院红十字会、全国医科院协会的秘书工作;以及院领导临时交办的其他工作。

二、院长办公室工作制度

       (一)院长办公室接受院长和分管副院长的领导,执行院长办公室工作职能、高效优质完成上级和医院下达的各项任务。

       (二)认真贯彻执行党和国家各项方针政策和医院的各项规章制度,遵纪守法,廉洁奉公。

       (三)热情服务,着装整洁,佩戴胸牌,言行得体,保持良好的窗口形象。

       (四)做好院内外以及院内上下各级部门情况勾通,积极协调各方面工作。

       (五)做好来访、参观等接待工作,做到安排周密、妥当、热情。

       (六)办理全院性会务,坚持勤俭节约办会原则。

       (七)办理文件的打印装订工作,做到准确及时、字迹清楚,无特殊情况不得拖延。

       (八)做好全院文书档案的收集、整理、立卷存档工作,执行保密制度。

       (九)严格执行印章管理制度,不得违规使用医院及院领导印鉴。

       (十)负责档案室、电话总机室、文印室、收发室及院内通讯管理,确保各班组工作正常运转。

       (十一)及时处理信访,做到有登记,有结果,不积压,不拖延,重大问题及时向领导报告。

       (十二)院领导交办的临时性工作要尽快完成并随时汇报。

       (十三)执行医院安全消防制度。

三、院长办公室安全管理制度

       (一)为加强办公室安全管理,维护良好办公秩序,按照“谁使用,谁负责”的原则,制订本制度。

       (二)办公室主任是部门安全管理工作第一责任人,办公室副主任具体分管;各班组组长是各班组安全管理第一责任人;八楼办公室安全责任人由主任指定。

       (三)办公室工作人员上班需按要求佩戴工作证,非因工作关系,员工不得在办公室深夜逗留;不得留与工作无关人员长时间在办公室。

       (四)用电安全。不私自使用大容量电器;充电器严禁长时间插在电源上;全体员工都有责任在下班或放假期间将自己座位或附近的门、窗、空调、照明及电脑电源开关等及时关闭,以确保安全及节约能源;一旦发现电器或线路故障立即做好应急处理并及时向有关部门报告。

       (五)钥匙管理。办公室钥匙由办公室秘书负责保管,个人不得私自拿钥匙进出领导办公室,因工作需要量而院领导不在办公室时,需2人一起进出;办会部门借用会议室钥匙,需督促及时归还。

       (六)环境安全。保持工作环境及通道干净、整齐,不得随意乱放物品;办公室内禁止吸烟。发现一次扣绩效50元。

       (七)消防安全。办公室已配置防火设备,员工要熟悉消防设备使用方法,发现火灾隐情,立即消除或报告保卫部。火警电话:119;保卫部:3272、3262。

       (八)文件及电脑安全 。

       1.文件收发管理按医院《公文处理实施细则》执行。

       2.OA系统的登陆密码只限指定的操作人员使用,不得对外泄漏。

       3.使用电脑过程中,不得随意下载、打开来历不明的软件或邮件,不浏览与工作无关的网站,防止电脑病毒传播;长时间离开座位,应退出当前操作系统,设置成为屏幕保护、待机或关机状态。

       4.重要文件及有保密要求的文件应加安全密码保护。

       (九) 突发事件的预防及处置。

       1.组织学习医院突发事件处置预案,强化员工应急能力。

       2.办公室负责人、特殊岗位(印章管理、电话班管理)负责人手机必须保持24小时开机状态,及时处理应急事务。

       3.发生突发、紧急事件,当值员工应该立即向所属班组长和办公室负责人报告;负责人接到事件报告后应根据事件类别及状态,启动应急机制。涉及跨部门、科室的事件,尽快通知有关部门负责人,进行补救措施或临时处理,并及时将处理情况报告分管院领导。

       4.处理紧急事项时各位员工必须服从主任或主任指定的指挥人员调配,保证现场有专人负责,直至事件处理完毕。

       5.事后及时总结、分析,实施持续改进。

       (十)落实办公室安全责任制。室内发现失盗案件或火灾事故要查明原因,明确责任,并视情节轻重给予责任人相应处理。

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