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院长办公室办事指南——党政机关公文格式

发布时间:2015-09-09 00:00本文来源: 院长办公室

【党政机关公文格式】

       (按照国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会2012年6月29日发布标准执行。)

       (一)范围(略)

       (二)规范性引用文件(略)

       (三)术语和定义

       下列术语和定义适用于本标准。

       1.字 word

       标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中,一字指一个汉字宽度的距离。

       2.行 line

       标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中,一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。

       (四)公文用纸主要技术指标

       公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m2~80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%~90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为7.5~9.5。

       (五)公文用纸幅面尺寸及版面要求

       1.幅面尺寸

       公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210 mm×297 mm。

       GB/T 9704—2012

       2.版面

       (1)页边与版心尺寸

       公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156 mm×225 mm。

       (2)字体和字号

       如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

       (3)行数和字数

       一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

       (4)文字的颜色

       如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

       (六)印制装订要求

       1.制版要求

       版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。

       2.印刷要求

       双面印刷;页码套正,两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%,红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

       3.装订要求

       公文应当左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角成90 º,无毛茬或缺损。

       骑马订或平订的公文应当:

       (1)订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm;

       (2)无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;

       (3)骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。

       包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

       (七)公文格式各要素编排规则

       1.公文格式各要素的划分

       本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

       页码位于版心外。GB/T 9704—2012

       2.版头

       (1)份号

       如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

       (2)密级和保密期限

       如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

       (3)紧急程度

       如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

       (4)发文机关标志

       由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

       发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

       联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

       (5)发文字号

       编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

       上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

       (6)签发人

       由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

       如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

       (7)版头中的分隔线

       发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

       3.主体

       (1)标题

       一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

       GB/T 9704—2012

       (2)主送机关

       编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,标注方法见7.4.2。

       (3)正文

       公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

       (4)附件说明

       如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

       (5)发文机关署名、成文日期和印章

       A.加盖印章的公文

       成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

       单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

       联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

       B.不加盖印章的公文

       单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

       联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

       C.加盖签发人签名章的公文

       单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

       联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。

       签名章一般用红色。GB/T 9704—2012

       D.成文日期中的数字

       用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

       E.特殊情况说明

       当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

       (6)附注

       如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

       (7)附件

       附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

       如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

       4.版记

       (1)版记中的分隔线

       版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

       (2)抄送机关

       如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

       如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

       (3)印发机关和印发日期

       印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。

       版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

       (4)页码

       一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。GB/T 9704—2012

       (八)公文中的横排表格

       A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

       (九)公文中计量单位、标点符号和数字的用法

       公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102(所有部分),标点符号的用法应当符合GB/T 15834,数字用法应当符合GB/T 15835。

       (十)公文的特定格式

       1.信函格式

       发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。

       发文机关标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。

       如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

       发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

       标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。

       第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

       首页不显示页码。

       版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。

       2.命令(令)格式

       发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为20mm,推荐使用红色小标宋体字。

       发文机关标志下空二行居中编排令号,令号下空二行编排正文。

       签发人职务、签名章和成文日期的编排见7. 3. 5. 3。

       3.纪要格式

       纪要标志由“XXXXX纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35 mm,推荐使用红色小标宋体字。

       标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

       标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。

       纪要格式可以根据实际制定。GB/T 9704—2012

       (十一)式样(略)

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