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院长办公室办事指南——公文处理实施细则

发布时间:2015-09-09 00:00本文来源: 院长办公室

【公文处理实施细则】

       第一章 总 则

       第一条 医院公文是医院在党政管理工作中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布医院规章制度,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。为使医院公文的处理工作规范化、制度化、科学化,根据《中共中央办公厅关于印发〈中国共产党机关公文处理条例〉的通知》(中办发〔1996〕14号)、《国务院关于印发〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》(国发〔2000〕23号)、《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)以及国家卫生计生委、省委、省政府、省卫生厅有关公文处理规定的精神,结合我院实际制定本细则。

       第二条 公文处理工作必须贯彻统一领导,分级管理的原则,各部门和各下属单位、病区(以下简称各部门)均应有领导同志分工负责。院长办公室(以下简称院办)、党委办公室(以下简称党办)是医院党政公文处理的管理机构,主管医院党政公文处理工作,并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。  

       第三条 各部门要发扬实事求是和认真负责的工作作风,努力提高公文的效率和质量。

       第四条 公文处理必须做到准确、及时、安全。医院党政公文由党办、院办统一用印、收发、分办、传递、立卷、归档和销毁。

       第五条 在公文处理工作中,必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密安全。

       第二章 公文种类

       第六条 医院党政公文常用的种类有:

       (一)决定、决议

       对重要事项或重大活动做出决策和安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。

       (二)通告

       公布院内有关方面应当遵守或周知的事项,用“通告”。

       (三)通知

       发布规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批转下属部门的公文,传达要求下属部门办理和有关单位需要周知或共同执行的事项,用“通知”。

       (四)通报

       表彰先进,批评错误,传达重要指示精神或情况,用“通报”。

       (五)报告

       向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问,用“报告”。

       (六)请示

       向上级机关请求指示、批准,用“请示”。

       (七)批复

       答复下属部门请求事项,用“批复”。

       (八)意见

       适用于对重要问题提出见解和处理办法。

       (九)函

       平行机关、不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,以及上下级机关之间对一些事务性的具体问题的联系用“函”。

       (十)会议纪要

       记载、传达会议情况和议定事项,要求与会单位共同遵守、执行,用“会议纪要”。

       (十一)简报

       反映医院当前发生的重大事项、重要政策、工作经验、工作进展各方面基本情况,用“简报”。

       第三章 公文格式

       第七条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

       (一)涉及国家秘密的公文应当在文件名称的右上角标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密” 级公文还应当标明份数序号。

       (二)紧急公文应根据紧急程度在文件名称的右上角分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“ 特急”、“加急”、“平急”。

       (三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。

       (四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。

       (五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中:“请示” 应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

       (六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

       (七)主送单位指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

       (八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

       (九)公文除 “会议纪要” 和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。印章一般盖在成文日期处,上不压正文,下要骑年盖月。会议通过的“决定”,日期可注于标题之下,印章可盖在正文末尾落款处。

       (十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

       (十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)应当加括号标注。

       (十二)抄送单位指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。

       (十三)文字从左至右横写、横排。需要使用序数符号标明层次时,一般排列顺序是:第一层用 “一”, 第二层用 “(一)”, 第三层用 “1.”, 第四层用 “(1)” 。行政规章视需要按章、节、条、款、项、目标明层次。

       第八条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准GB/T9704-1999(GB/T9704-2012)执行。

       第九条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

       第十条 版记部分包括发送栏、印发机关与印发日期、共印份数等项。函、会议纪要等可以不标明印发机关和印发日期。

       (一)发送机关的名称用全称或规范化简称,正文中已标明主送机关的,发送栏只标明抄送机关。

       (二)印发机关与印发日期栏位于发送栏之下,左端标注公文印发机关名称,右端标注印发日期。

       (三)文件印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧,标注为“(共印×份)”。 (四)发送栏、印发机关与印发日期栏之间分别加横线分开。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

       第四章 行文规则

       第十一条 院党委以“中共四川省医学科学院·四川省人民医院委员会”、院行政以“四川省医学科医院·四川省人民医院”名义对上对下行文,也可根据需要同有关单位和兄弟单位相互行文。必要时医院党政可联合行文。

       第十二条 向上级部门呈报的请示、报告、统计资料、计划、总结等;对上级来文办理情况的回复和对外联系的重要公文;党委系统均以“中共四川省医学科学院·四川省人民医院委员会”、行政系统均以“四川省医学科医院·四川省人民医院”名义行文。对内重要行文,应抄送直接上级机关。

       第十三条 各部门报送医院审批的请示,由医院批复,也可通过院长办公会纪要答复,各部门报请医院批转执行的文件,以医院名义行文。

       第十四条 向上级机关的“请示”要一文一事,不得用“报告”或其它文种的公文请示问题;一般只写一个主送机关,不要同时抄送同级或下级机关;请示问题不得越级行文。向上级机关的“报告” 不得夹带请示事项。

       第十五条 各职能部门呈送的请示或报告,均须经本部门领导签署意见后送院办办理签收、登记手续;请示或报告主送机关只写“院领导”,除上级机关负责人直接交办的事项外,一般不写院领导姓名。具体送哪位领导阅批,由院办根据公文内容和院领导的分工决定;各下属单位、病区给医院的请示,一般应先送医院主管职能部门审核并提出意见,然后送院办转呈有关院领导,院领导批示后退回院办,由院办通知请示部门或承办部门。各党总支给医院的请示,直接送党办办理。

       第十六条 正确确定公文的主送机关和抄送机关。托管单位向上行文,应根据内容写明主送机关和抄送机关。

       第十七条 已在各类会议上印发的领导人讲话、会议纪要,不再另行发文。

       第五章 公文办理

       第十八条 公文办理分为收文和发文的办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、编号、校对、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档和销毁等程序。

       第十九条 各部门应指定专人负责公文处理工作,人员名单报院办备案。负责公文处理的人员应忠于职守、廉洁正派,具有有关专业知识。

       第二十条 公文登记、运转程序

       (一)凡收件者署“中共四川省医学科学院·四川省人民医院委员会”、“四川省医学科医院·四川省人民医院”的外来公文函件,分别由党办、院办验收处理。党办、院办文管人员拆封后,一般函件直接送主办部门,重要公文须填写收文笺,统一登记、编号并送党办、院办主任阅批。

       (二)党办、院办主任阅批后的公文,由文管人员转呈有关领导阅批或送有关部门办理。文件的转呈、转送由文管人员直接与有关领导或部门进行交接,院领导之间、各部门之间不得互相转送文件。公文应一事一份,不得复制多份公文,分别报送院领导。

       (三)各部门文管人员对党办、院办转送的公文应查对、签收、登记,并及时送部门负责人阅批。如发现错转或错批,应及时将文件退还党办、院办或提出意见以便重新考虑,不得擅自转送其他部门。需几个部门阅处的文件,所列部门阅后应及时交回党办、院办,以便向另一部门传递。

       (四)上级机关直接寄到有关职能部门的文件,以及外出参加会议带回的上级机关的行政文件,经部门主要负责人认为有必要的,应将原件交党办或院办统一登记、编号,按收文批办手续办理。

       (五)医院印发各部门的公文,各部门收件人须签收,并及时送负责人阅处。

   第二十一条 公文承办、催办

       (一)医院交各部门办理的公文,主办部门应及时办理。涉及其他部门的问题,主办部门应主动与有关部门协商、会签,若有关方面意见不一致,要如实向医院主管领导反映。

   由几个部门共同办理的公文,主办部门要主动与协办部门研究办理,协办部门应积极配合。需要医院审批的问题,主办部门应在时限内综合办理情况并提出处理意见,报医院审批。

       (二)各下属单位向医院主管部门请求批准事项、商洽工作的公文,主管部门要及时办理、答复;涉及几个部门的事项,应主动与有关部门协商办理,并根据协商意见单独或联合答复。

       (三)医院公文的检查、催办工作由党办、院办负责,各部门文管人员对本部门办理的公文亦应进行经常性的检查、催办,防止漏办或延误。

       凡属请示性的公文,无论是交职能部门办理的还是呈送院领导批示的,都应及时催办。一般5到7天催办一次,15日内办完和答复;因特殊原因,15日内不能办完的应向报文部门和医院主管领导说明情况。紧急公文要随到随办,跟踪催办,限时办复。

       第二十二条 医院党委、行政系统的综合性文稿,分别由党办、院办拟稿;凡内容属各职能部门业务范围内的文稿,由主管职能部门拟稿;内容涉及几个职能部门的,由主办部门拟稿。

       第二十三条 草拟文稿应注意以下事项:

       (一)符合国家的法律、法规,符合党和国家的方针政策及上级机关的有关精神,符合医院有关规定。

       (二)文稿要情况确实、观点明确、条理清楚、层次分明、文字简练、表述畅达、书写工整、标点准确,篇幅要力求简短。涉及紧急或秘密事项的文件应准确标定紧急程度或密级。

       (三)人名、地名、数字、行文应准确无误,时间应具体写清年月日。

       (四)除成文时间、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他数字用阿拉伯数字书写。公文一律使用法定计量单位。

       (五)引用公文要先引标题,后引发文字号。

       (六)公文使用规范简化字,不使用异体字、不规范简化字。使用简称应先使用全称,并注明简称。

       (七)撰拟的文稿应一文一事。

       (八)凡以医院名义拟文,首页必须用“中共四川省医学科医院·四川省人民医院委员会”“四川省医学科医院·四川省人民医院”发文稿纸,并清楚填写拟稿人、校对人、主办部门负责人意见、标题、附件、主题词、主送、抄送等栏目。发文稿纸由党办、院办统一印制并控制使用。

       第二十四条 凡是以医院党委、行政名义对内对外行文,拟稿部门应将文稿及有关资料送党办、院办审核。审核内容包括是否需要行文,是否符合本细则有关规定,并提出审核意见或写明审核情况。不符合规定的文稿,退回原部门进行修改后再办理。

       第二十五条 医院党政文稿,经党办、院办核稿后,呈送主管领导审稿,再由党委书记、院长签发。

       第二十六条 有关领导审批、签发公文,应明确签署自己的意见、姓名和时间。

       第二十七条 草拟、修改和审签公文,须按档案管理的要求,使用钢笔、毛笔或专用签字笔。公文稿纸亦应符合要求,按本细则第九条规定的公文用纸标准执行。不得用不符合存档要求的纸、笔草拟、修改和审签公文,也不得在文稿装订线左侧书写、签批或修改公文。

       第二十八条 编号、印发  

       (一)以“中共四川省医学科学院·四川省人民医院委员会”的名义行文,由党委办公室统一编号,并用““中共四川省医学科学院·四川省人民医院委员会文件” 公文纸印发;以“四川省医学科学院·四川省人民医院”名义行文,由院办统一编号,并用“四川省医学科医院·四川省人民医院文件”公文纸印发。院长办公会会议纪要用“四川省医学科学院·四川省人民医院院长办公会会议纪要”公文纸打印。

       (二)各部门以医院党政名义制发的公文,由党办、院办负责审核、付印、盖章和归档,主办部门负责校对、上报和下发,同时将两份打印件留党办、院办备查、存档。

       第二十九条 上级机关下发的公文,除绝密或注明不准翻印的以外,经党办、院办主任批准可以翻印、复印。翻印、复印上级机关的公文,应注明翻印、复印机关、时间和份数,用后收回或销毁。不得翻印、复制密码电报,不得密电明复,明电密电混用。

       第三十条 传递、管理秘密公文,必须采取相应的保密措施,确保安全。用计算机、传真机等传输秘密文件,必须采用保密装置,不得利用计算机、传真机传输绝密级公文。

       第六章 公文立卷、归档和销毁

       第三十一条 公文办理完毕后,应按照《中华人民共和国档案法》及有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

       第三十二条 公文立卷应根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷,完整地反映本部门的主要工作情况,以便于查找和利用。

       第三十三条 联合办理的公文,原件由主办单位立卷归档,其它单位保存复制件。

       第三十四条 作为正式文件使用的公文复制件,应加盖复制机关的证明章,并视同正式文件管理。

       第三十五条 各部门负责人应了解档案法律、法规的有关内容要求,在公文办完后,责成有关人员清理和保管好文件材料,按规定要求及时立卷归档并向院档案室移交。任何部门或个人不得以任何理由保存应归档的文件材料。废旧公文、信函、内部资料等,不得随意丢弃、变卖,应采取适当方式进行销毁。

       第三十六条 没有归档价值的行政公文和其他材料,经过鉴别和党办、院办主任批准,可定期销毁。销毁秘密公文,要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。

       第七章 附 则

       第三十七条 本细则自发布之日起施行,其他有关文件、规定,与本办法不一致的,以本细则为准。

       第三十八条 本细则由党办、院办组织施行,施行中的具体问题由党办、院办负责解释。

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