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院长办公室办事指南——行政接待工作和礼仪

发布时间:2015-09-09 00:00本文来源: 院长办公室

【行政接待工作和礼仪】

       (一)行政接待基本规定 接待工作是保证上级领导和专家来院视察指导、检查工作及兄弟医院(医科院)来院参观访问、交流等工作顺利开展的一个重要方面。为适应更加广泛的交流与合作的需要,推动实现我院建设国内一流临床研究型医院的发展目标,进一步规范我院接待工作,提高接待水平,树立良好形象,特制定本规程。 

       (二)接待原则

       围绕全院中心工作,本着热情周到、大方得体、程序规范、勤俭节约、保守秘密、主动宣传我院的原则,严格实行责任制,精心组织、认真安排、优质服务、确保安全,努力当好接待员、服务员、宣传员、信息员,接待好每一位领导与访客。

       (三)接待规定

       医院接待工作实行对口接待,统一管理。在院领导的领导下,由院长办公室与各部门、科室、下属单位共同组织实施,也可由院领导指定专门部门、专人接待。接待规格应根据来宾身份、来访目的、来访者和医院有关部门的合作关系等情况做出合适的安排。

       1.上级领导、重要嘉宾来访时,一般由院长主接待,或指定副院长、副书记接待,院领导班子成员和相关部门负责人参加接待。

       2.接待上级领导或部门组织的重要督导、检查,由院办公会或院长根据工作需要指定牵头院领导、牵头部门接待。

       3.兄弟医院、医科院的领导来访时,一般由相应分管院领导主接待,院长办公室协助牵头接待。

       4.以某一方面工作交流为主的来宾,接待工作一般由分管院领导指定相关职能部门、科室负责接待。

       5.各科室邀请的讲学专家、会诊专家原则上由科室出面接待。

       (四)接待工作内容

       1.制定接待方案:接待应本着注重实效,热情、周到、礼貌、节俭的原则,尽量减少陪同人员、陪餐人员。

       2.住宿安排:了解来访者是否需要医院安排住宿及住宿要求,起止时间和房间数量,及时预定,必要时需要提前到预订房间检查设施是否齐全。来访客人的住宿、交通费用原则上在接待前应明确。

       3.车辆安排:事前联系来访者来院和离院的具体时间,确定是否需要安排车辆接送,必要时根据来访者的要求安排相应车辆进行服务。

       4.餐饮安排:根据来访者的日程,做好其在院的餐饮安排。并根据院内领导汇报或会见的需要,安排相应的工作餐。应根据客人的餐饮习惯、民族习惯安排饮食。

       5.院领导会见安排:根据来访者的来访目的,安排相应的会见。安排会见前要充分了解来访者的需求,报请院领导审批,确定接待方案以及参加接待领导和人员、时间、地点、服饰要求、会务、交流材料(医院宣传画册、近期院报、工作材料)等。

       6.参观安排:根据来访者的要求,安排相应内容的参观。要求参观时间紧凑,内容详实,能够展示医院特色。

       (五)接待工作流程

       1.来访信息编报。接到来访信息(通过电话、传真等),了解来访人数、姓名、职务、性别、民族,来访目的,抵离时间及方式,接送站要求,住宿要求等,编写来访信息(见附表),报主管部门负责人批示,再报有关院领导批示。

       2.制定接待方案。按照领导批示,并征求对方的意见,制定接待方案。对汇报内容、陪同人员、交通工具、费用开支、活动方式、日程安排等方面提出具体意见并分工,报有关领导批准后印发至参与接待的相关单位、人员及来宾。

       3.开展接待工作。根据接待方案开展接待工作。

       4.接待总结。接待完毕,根据有关规定结算接待费用;总结接待工作中的得失;对于重要接待要归档相关资料,包含接待方案、相关新闻与简报、重要来宾的饮食与生活习惯等内容。

来访信息编报样表 【下载

       (六)常规座次礼仪

       1.会议主席台座次安排 当领导同志人数为单数时,1号首长居中,2号首长排在1号首长左边,3号首长排右边,其他依次排列;当领导同志人数为双数时,1号首长、2号首长同时居中,1号首长排在居中座位的右边,2号首长排左边,其他依次排列。

       单数排列:(主席台朝向↓)

       7  5  3  1  2   4   6

       双数排列:

       5  3  1  2  4  6

       2.宴席座次安排

       宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素,应视情而定。

       3.签字仪式座次安排 签字双方主人在左边,客人在主人的右边。双方其他人数一般对等,按主客左右排列。

       4.乘车座次安排

       小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机的旁边。(如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间)。中轿主座在司机后边的第一排,1好座位在临窗的位置。也可根据客人习惯安排。

       4.接待总结。接待完毕,根据有关规定结算接待费用;总结接待工作中的得失;对于重要接待要归档相关资料,包含接待方案、相关新闻与简报、重要来宾的饮食与生活习惯等内容。





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